7 etapów skutecznej rekrutacji według Testportalu

Zmiany w ugruntowanych procesach rekrutacji, wywołane przez Covid-19, wywróciły sposoby poszukiwania pracowników do góry nogami. Specjaliści z działów HR musieli niemal z dnia na dzień napisać od nowa prawie wszystkie reguły i zasady. W czasie lockdownu, kiedy praktycznie całe życie przeniosło się do internetu, także i rekrutacja musiała się tam udać.

Narzędzia online wspomagające nabór do pracy stały się nagle niezbędne. My zaś, jako ich dostawca, musieliśmy sprostać wyzwaniu polegającemu na znacznym powiększeniu zespołu, by nadążyć za oczekiwaniami klientów. Nowoczesna aplikacja Testportal jest często wykorzystywana przez działy HR, rekrutacja nie była więc dla firmy tematem obcym. By na oferowane stanowiska zatrudnić najlepszych kandydatów, w procesie selekcji zastosowaliśmy liczne funkcjonalności Testportalu oraz starannie opracowany system 7 kroków.

Ogłoszenie o pracę

Wierzymy, że najlepszym początkiem poszukiwań idealnego kandydata jest idealny opis stanowiska, pożądanych umiejętności oraz rekrutującej firmy. Nasze ogłoszenia o pracę były właśnie takie. Krótkie, ale wyczerpujące temat.

Do ich zamieszczania wybieraliśmy wyłącznie portale o ugruntowanej pozycji, odwiedzane przez specjalistów poszukujących nowych wyzwań w swojej karierze zawodowej. Pozwoliło nam to na dotarcie do znacznej grupy odbiorców. Jednocześnie otrzymaliśmy wiele aplikacji od osób wysoko wykwalifikowanych, co oszczędziło nam dużo czasu.

Formularz rekrutacyjny

Aby dowiedzieć się jak najwięcej o kandydatach, stworzyliśmy rozbudowany formularz aplikacyjny bazujący na możliwościach Testportalu. Zawierał on, oprócz typowych pytań o dane aplikującego, dwa dodatkowe pytania otwarte. Dało to kandydatom szansę na zaimponowanie nam swoimi curricula vitae oraz pozwoliło sprawdzić, jak wyobrażają sobie pracę za oferowanym stanowisku.

Aplikacja Testportal służyła nam jako świetnie działające rozwiązanie na każdym etapie procesu. Skutecznie zastąpiła m.in system aplikacyjny ATS, będąc gotowym rozwiązanie do zbierania i oceniania aplikacji, czy dwustronnej komunikacji z kandydatami. Dzięki niej podjęcie decyzji o tym, z którymi z kandydatów skontaktujemy się telefonicznie, było dla nas o wiele łatwiejsze.

Wstępne rozmowy telefoniczne

W kolejnym kroku chcieliśmy dowiedzieć się o kandydatach więcej, niż można wyczytać z listów motywacyjnych. Krótka rozmowa przez telefon, czy komunikator, to zawsze lepszy pomysł niż wysyłanie maili. Pozwala ona kandydatom na zrobienie pierwszego wrażenia i choć nie podejmowaliśmy na tym etapie jednoznacznych decyzji, dało to nam wiele tematów do poruszenia podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Test rekrutacyjny

Zamiast korzystać z typowych formularzy rekrutacyjnych wysyłanych mailem, zdecydowaliśmy się przekazać aplikującym szereg zadań za pomocą Testportalu. Z ogólnej liczby 8 pytań 5 dotyczyło wiedzy niezbędnej na oferowanym stanowisku. Kolejne wymagania obejmowały między innymi stworzenia przykładowego maila w językach angielskim oraz polskim, czy ściągnięcie z Testportalu arkusza kalkulacyjnego, wykonanie zawartego w nim zadania i ponowne umieszczenie pliku na naszej aplikacji. W ten sposób kandydaci zapoznawali się również ze stworzoną przez nas aplikacją, a swoje opinie i pytania mogli nam przedstawić podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Otrzymane informacje obejmowały dzięki temu nie tylko wiedzę i umiejętności każdego z kandydatów. Mieliśmy też okazję przyjrzeć się ich nastawieniu do pracy, które często jest co najmniej tak samo istotne. Wszystko to przy całkowitej automatyzacji, która ułatwiła proces i pozwoliła nam wykorzystać zaoszczędzony czas w trakcie kolejnego kroku.

Rozmowy kwalifikacyjne

Rozmowy kwalifikacyjne były z pewnością najlepszą częścią procesu selekcji kandydatów. Dokładne ich poznanie, ocena i próba stwierdzenia, czy sprawdzą się jako część zespołu, zajęły dużo czasu. Z przyjemnością spędziliśmy go na rozmowie o zadaniach wykonanych na Testportalu przez aplikujących. Mogliśmy też przekazać im nasze uwagi do wykonanej przez nich pracy.

Z zadowoleniem odkryliśmy, że wielu zainteresowanych stanowiskiem miało wizję obowiązków spójną z naszymi oczekiwaniami. Jednak tego samego powodu, w trakcie każdej rekrutacji podjęcie ostatecznej decyzji było niełatwym zadaniem.

Wybór odpowiednich kandydatów

Dysponując wszystkimi informacjami, mogliśmy wreszcie wskazać tych kandydatów, którzy naszym zdaniem najlepiej pasowali do stawianych wymagań. Na krótkiej liście znaleźli się ci, którzy rozumieli czym jest Testportal oraz mieli pomysł na rozwój zarówno aplikacji, jak i siebie w naszym zespole.

Ostateczne decyzje była wynikiem rozstrzygnięcia opartego o dane, które jednoznacznie podpowiadały, z kim chcielibyśmy pracować najbardziej. Po podjęciu takiej decyzji kontaktowaliśmy się z pozostałymi aplikującymi, by podziękować im za udział w rekrutacji. W następnej kolejności wybrani przez nas kandydaci otrzymywali propozycję pracy.

Onboarding

Choć onboarding nie jest częścią procesu rekrutacji, zdecydowaliśmy się dodać go jako ostatni krok. Skuteczne wdrożenie nowego pracownika na stanowisko zwiększa jego motywację i zaangażowanie. Czas poświęcony zrekrutowanej osobie już od pierwszego dnia, pokazanie modus operandi firmy, jej misji i wizji oraz zapoznanie z zespołem to przepis na dobry start w nowej pracy.

Skuteczna komunikacja to proces dwukierunkowy. Mówiliśmy i wyjaśnialiśmy zatem, ale oczekiwaliśmy także pytań i sugestii. Im więcej, tym lepiej. Onboarding to długotrwały proces, upewniliśmy się więc także, że nowy członek zespołu wie do kogo zwracać się z pytaniami.

Rekrutując do Testportalu opieramy się wartościach

Wierzymy, że relacje międzyludzkie to podstawa procesu selekcji. Dlatego wykorzystaliśmy Testportal do automatyzacji niektórych jej etapów. Dzięki takim możliwościom naszego narzędzia jak śledzenie aplikacji, czy wysyłanie zadań rekrutacyjnych, mieliśmy więcej czasu na rozmowy twarzą w twarz (choć przez internet) z kandydatami. Przez to poznaliśmy świetnie każdą z zainteresowanych pracą osób, a ostateczne decyzje, choć trudne, okazały się strzałami w dziesiątkę.

Jasna komunikacja to najlepszy gwarant rekrutacji uwieńczonej sukcesem. Dbamy zatem o to, by kandydaci znali nie tylko nasze oczekiwania oraz to, co możemy im zaoferować. Zwracamy też uwagę na przykład na kalendarz rekrutacji. Zarówno kandydaci zmieniający pracę, jak i ci chwilowo bezrobotni muszą znać terminarz, by móc dostosować do niego swoje plany.

Dla kandydatów, którym nie zaproponowaliśmy dołączenia do zespołu, ostatnim etapem rekrutacji była opinia zwrotna. To naszym zdaniem coś więcej, niż tylko podziękowanie za udział w procesie selekcji. To również praktyczna informacja, nad czym powinni pracować, by zwiększyć szansę sukcesu podczas kolejnych rekrutacji.

Analiza przypadku

W dwóch odrębnych, prowadzonych z użyciem Testportalu rekrutacjach na stanowisko Customer Success, otrzymaliśmy przez naszą platformę w sumie 210 (80 i 130) aplikacji. Spośród tych, wybraliśmy na pierwszym etapie 55 kandydatów (34 i 21), którym zaproponowaliśmy krótką rozmowę telefoniczną.

Efektem drugiej fazy była selekcja 21 kandydatów (10 i 11), którym za pośrednictwem Testportalu przesłaliśmy zadania do wykonania. Korzystając z możliwości naszej platformy, otrzymaliśmy szczegółowy wgląd zarówno w kompetencje zawodowe, jak i osobowość ubiegających się o pracę. Dogłębna analiza pozwoliła nam na zaproszenie 9 z nich (odpowiednio 5 i 4) na rozmowę kwalifikacyjną.

Podczas tego etapu mogliśmy odnieść się wspólnie z kandydatami do wyników zebranych przez Testportal w trakcie selekcji i korzystać z nich jako tematów do bardzo udanych rozmów. W obu przypadkach procesy rekrutacji zakończyły się zaproszeniem najlepszego kandydata do dołączenia do zespołu Testportalu.

Wybór Testportalu jako narzędzia do uproszczenia i przyspieszenia oceny i selekcji kandydatów pozwolił na otrzymanie o wszystkich kandydatach szczegółowych informacji pod względem ich kompetencji i osobowości. Platforma ta dała nam dostęp do obiektywnych danych, a także niezwykle uprościła cały proces. W rezultacie korzystanie z Testportalu pozwoliło na oszczędność około 50 roboczogodzin w trakcie obu rekrutacji.